V dnešnom podnikaní sa mnoho obchodníkov stretne s tým, že zákazník neuhradí faktúru. Vtedy nastupujú penále z omeškania a ďalšie sankcie, ktoré je dôležité správne nastaviť a dodržiavať. Tento článok zhŕňa všetko podstatné z praxe a z relevantných pravidiel.
Prvý krok: sledujte splatnosť a prehľad faktúr
Neuhradené faktúry si tak môžete zobraziť jedným kliknutím. Tu sa oplatí mať poriadok vo faktúrach, s ktorým vám aj online fakturačný program iDoklad pomôže: všetky faktúry prehľadne na jednom mieste a automatické triedenie podľa vlastností. Zároveň s tým iDoklad ponúka štatistický prehľad najväčších dlžníkov (zákazníkov s najväčším počtom neuhradených faktúr). Dlžníkovi následne zašlete upomienku pre prípad, že na uhradenie faktúry jednoducho zabudol. Ak sa ani potom nezadarí, môžete poslať niekoľko ďalších upomienok. Vo chvíli, keď už nemáte inú možnosť, nastupujú na rad súdy - najprv odošlite predžalobnú výzvu a pokiaľ ani to nepomôže, nezostáva nič iné, len ísť súdnou cestou. O postupe pri neuhradenej faktúre sme viac písali v samostatnom článku.
Úrok z omeškania: základný nástroj
Medzi upomienkou a predžalobnou výzvou existuje ešte jeden krok, a to sankcie formou úroku z omeškania. Ide o základný sankčný nástroj, na ktorý máte zo zákona automaticky nárok, a to už od prvého dňa od začiatku omeškania (t. j. prvý deň po splatnosti faktúry). Pokiaľ teda vaša zmluva s dlžníkom neustanovuje niečo iné, nemusíte dlžníka na úhradu pohľadávky vyzývať či mu poskytovať akúkoľvek lehotu na zaplatenie. Tu však pozor - podľa zákona je možné úrok z omeškania využiť iba pri omeškaní s plnením peňažného záväzku. Ohľadom úroku z omeškania sa môžete často stretnúť s názorom, že pokiaľ nie je v zmluve uvedený, nemusí ho dlžník platiť. Opak je pravdou - ako bolo povedané vyššie, na úrok máte nárok vždy. Zmluva tu môže slúžiť iba na uvedenie výšky úroku; v takom prípade hovoríme o úroku zmluvnom. Sadzba sa obvykle určuje dennou alebo ročnou mierou, pričom maximálna výška úroku nie je stanovená. Tu preto závisí čisto na dohovore medzi zmluvnými stranami, myslite ale aj na hranicu dobrých mravov (resp. hranicu zásad poctivého obchodného styku). Príliš vysoký úrok (napr. 1 % denne) by totiž mohol dlžník sám napadnúť na súde. Naopak, príliš nízky úrok by nemusel dlžníka motivovať k úhrade. Zvyčajne sa preto používajú úroky vo výške maximálne 0,2 % z dlžnej sumy za každý deň omeškania. Pri neuvedení výšky úroku naopak hovoríme o úroku zákonnom. Tu sa sadzba riadi nariadením vlády Slovenskej republiky č. 21/2013 Z. z., pričom veriteľ má na výber dve možnosti výpočtu zákonného úroku z omeškania: Variabilné úroky z omeškania a Fixné úroky z omeškania. Pri variabilných úrokoch sa zákonný úrok z omeškania vypočítava ako súčet základnej úrokovej sadzby ECB platnej k prvému dňu príslušného kalendárneho polroka omeškania a prirážky 8 %. Pri fixných úrokoch sa úrok z omeškania vypočíta ako súčet základnej sadzby ECB platnej k prvému dňu omeškania a prirážky 9 %. Táto sadzba sa používa počas celej doby omeškania a nemení sa.
Paušálna náhrada nákladov spojených s uplatnením pohľadávky
Okrem úrokov zo zákona vzniká dlžníkovi aj právo na paušálnu náhradu nákladov spojených s uplatnením pohľadávky. Máte na ňu nárok aj bez toho, aby bola osobitne dojednaná v zmluve a aby ste na ňu dlžníka osobitne upozorňovali. Výšku paušálnej náhrady ustanovuje nariadenie vlády SR č. 21/2013 Z. z. Je 40 eur jednorazovo bez ohľadu na dĺžku omeškania.
Zmluvná pokuta a jej podmienky
Oproti úroku z omeškania a paušálnej náhrade nákladov spojených s uplatnením pohľadávky musí byť zmluvná pokuta (penále) dojednaná v písomnej zmluve, inak na ňu nárok nemáte. Nestačí ju zahrnúť iba do všeobecných obchodných podmienok či iných nezmluvných dokumentov. Zmluvná pokuta je flexibilnejšia a môže byť použitá pri akomkoľvek porušení zmluvy. Môžete zvoliť formu jednorazovej čiastky, úroku alebo opakujúcej sa pevnej čiastky. Občiansky zákonník v § 545 ukladá isté obmedzenia: ak s protistranou uzavriete zmluvu obsahujúcu zmluvnú pokutu, nemôžete zároveň žiadať aj odškodnenie. Pokuta by nemala byť neprimerane vysoká a mala by zodpovedať hodnote porušenej povinnosti. Pokuta je samostatnou pohľadávkou a ak ju dlžník nezaplatí, vzniká z nej ďalší úrok z omeškania, riadený rovnakými pravidlami ako vyššie.
Účetnictvo: ako účtovať sankcie
Pri účtovaní všetkých troch typov postihov postupujeme rovnako ako pri iných výnosoch a nákladoch. Rozlišujeme, či sankcia má zmluvný alebo zákonný charakter a či je uplatnená nami alebo voči nám. Sankcie sa účtujú v okamihu ich vzniku podľa nasledovných účtov: 644 - Zmluvné pokuty, penále a úroky z omeškania (veriteľ, zmluvný charakter); 645 - Ostatné pokuty, penále a úroky z omeškania (veriteľ, zákonný charakter); 544 - Zmluvné pokuty, penále a úroky z omeškania (dlžník, zmluvný charakter); 545 - Ostatné pokuty, penále a úroky z omeškania (dlžník, zákonný charakter). Medzi najčastejšie operácie patria: zmluvná pokuta za porušenie obchodnej zmluvy (315/644), úroky z omeškania dohodnuté v zmluve (315/644), úroky z omeškania vyplývajúce zo zákona (315/645), paušálna náhrada nákladov (315/645), zmluvná pokuta z pohľadu dlžníka (544/325), zákonné úroky z omeškania (544/325) a paušálna náhrada (545/325). Dlžníkovi je potrebné vystaviť penalizačnú faktúru; nemá jednotný vzor, no musí obsahovať všetky náležitosti ako bežná faktúra a musí presne uvádzať výšku pokuty, paušálnej náhrady alebo úroku, prípadne aj dôvody postihu.
Penalizačná faktúra a jej špecifiká
Penalizačná faktúra slúži na vyfakturovanie úroku, paušálnej náhrady či pokuty. Musí obsahovať presnú výšku postihu a môže obsahovať aj dôvod porušenia. Nie je potrebné mať špeciálny vzor; rovnaké náležitosti ako pri bežnej faktúre platia aj tu. Voliteľne môžete pripojiť aj dôvod, prečo bol postih uložený (porušený bod zmluvy alebo zákonná povinnosť).
Praktické odporúčania
- Vždy majte jasne definované zmluvné pokuty a úroky v zmluve, aby ste sa vyhli sporom o výšku postihov.
- Používajte penalizačné faktúry s presnou sumou a dôvodom postihu.
- Dbajte na to, aby sankcie zodpovedali hodnote porušenej povinnosti a boli v súlade so zákonom.
- Pri predĺžení alebo úprave sankcií zohľadnite aj etické a obchodné zásady.
- Regulárny monitoring splatností a automatizované upomienky znižujú riziko nedoplatkov.
tags: #ake #su #uroky #z #omeskania #pri